Aanwezig: Joop Kosten (voorzitter), Marleen Mantchev (secretaris, verslag), Alan Pereira, (algemeen bestuurslid), Silvia van der Windt (penningmeester, Danielle Groenewegen (algemeen bestuurslid), Sebastiaan de Bruijn, Ron de Groot, Jan de Waard, Ruud Horijon, J. den Hartog, Miranda Mertens, Annemarie Brussaard, Marco Groenewegen, Claudia Roks, David Heerschap.
Met kennisgeving afwezig: Alexander Vis, Robbert de Kraa, Hans Voogt, Alex Schutter, Johan Schutter.
geen

1. Opening en mededelingen
Onze voorzitter Joop Kosten heet iedereen welkom en opent de vergadering om 20 uur. Vergaderd wordt aan de hand van de per telegraml aan alle leden verzonden agenda.

2. Verslag Algemene vergadering 20 maart 2017
Het verslag wordt zonder op- of aanmerkingen vastgesteld.

3. Bestuursverkiezing
Joop Kosten is aftredend en niet herkiesbaar, aangezien er geen gegadigden zijn en hij ermee door wilt gaan vraagt hij aan de leden vergadering akkoord voor nog een termijn van 1 jaar. Dit is akkoord bevonden.
Alan Pereira is aftredend en niet herkiesbaar. Aangezien hij sinds 2007 in het bestuur zat wordt hij door het bestuur als erelid benoemd.
Marleen Mantchev is aftredend en niet herkiesbaar. Ron de Groot neemt haar functie over. Sebastiaan de Bruijn treedt toe tot het bestuur als algemeen bestuurslid met als portefeuille werkdiensten.
Marco Groenewegen treedt toe tot het bestuur als algemeen bestuurslid met als portefeuille sponsorcommissie.

4. Jaarverslag secretaris 2017
Alle aanwezigen krijgen het jaarverslag uitgereikt tijdens de vergadering. We danken wederom onze sponsor Segers drukkerij voor de mooie gedrukte verslagen. De jaarverslagen zullen worden toegevoegd aan de website.

5.Trainingen
Jan de Waard geeft plannen voor 2018 weer. Trainersgroep is per dit jaar uitgebreid met Alexander Vis voor groep 1. Mathies is in de winterperiode afwezig geweest maar komt binnenkort weer terug bij de groepen. Kris Kuiper is assistent trainer bij groep 2. Instroom vanuit de proeftrainingen gaat goed. Afgelopen jaar heeft Joesry de proeftrainingen verzorgt, dit jaar zijn de 1e groepen weer gestart onder begeleiding van de trainers van groep 1. Robbert de Kraa doet de communicatie naar deze rijders/ouders. In principe zijn er 2 overgangsperiodes per jaar. Schema van Noud Verstegen wordt nog steeds gehanteerd als leidraad voor de trainingen. Zahur Fraai verzorgt ook dit jaar weer meerdere clinics.
Trainers geven ook aan dat ze het fijn vinden als de ouders hen meer benaderen over de vorderingen van hun kind. Graag dit na de training te doen zodat er voldoende tijd is dit te bespreken.
Bijna alle trainers hebben vorig jaar hun EHBO diploma gehaald.

6. Financieel jaarverslag 2017/Begroting 2018
Begroting-rekening en balans worden ter vergadering uitgereikt door de penningmeester en toegelicht. De stukken zijn wederom opgesteld door Peter Vrij. Op 22 maart heeft de kascommissie bestaande uit Kitty de Kraa en Marco Groenewegen het financieel verslag gecontroleerd. De is akkoord bevonden met een positief resultaat van € 2.513.

Begroting 2018 is als volgt;
€ 3.200 Trainingen
€ 2.450 Onderhoud terrein
€ 750 Feestcommissie

Qua inkomsten zullen de verhuurinkomsten lager zijn dan vorig jaar aangezien we de kantine niet meer mogen verhuren op laste van de gemeente. Voorstel is om Kivido en sport oriëntatie weer proberen te organiseren.

7. Wat verder ter tafel komt van bestuurszijde
Voor de kantine is een pin apparaat aangeschaft, minimale pin bedrag is € 1.
Plannen voor de nieuwe baan zijn sinds vorig jaar uitgewerkt en nu zover dat er binnenkort een afspraak is met de gemeente. Wanneer door de gemeente groen licht wordt gegeven voor onze plannen kunnen we het traject gaan vervolgen. Aansluitend zullen wij dan de aanvraag gaan doen. Doel is om 4e kwartaal 2020 dit te realiseren. Deze nieuwe baan zal dan aan de eisen van de UCI voldoen. Manon Bijl- van Noorloos heeft het plan geschreven en zal het contact met de gemeente leggen.
Om deze plannen te realiseren zal er door de sponsorcommissie een plan worden uitgewerkt voor extra sponsorwerving.

8. Rondvraag

-Vraag is waarom er niet meer vrije trainingen worden georganiseerd voor de leden. Bijvoorbeeld op zaterdag zodat ook de nieuwe leden meer kunnen rijden en ervaring opbouwen. Aangegeven wordt dat dit in het verleden wel is gedaan maar dat de opkomst zeer klein was. Wanneer leden willen rijden is dit natuurlijk altijd mogelijk in overleg met het bestuur, er dient dan wel een ehbo-er aanwezig te zijn en kantine bezetting moet dan worden geregeld.
-Baanwerkzaamheden en zaterdagwerkdiensten moeten beter worden gecommuniceerd en van te voren worden ingepland. Sebastiaan de Bruin gaat dit nu opzetten en met de coördinatoren van de groepen bespreken/regelen.
– Het komt steeds meer voor dat ouders tijdens de trainingen op de baan meekijken, verzoek is aan het bestuur om deze mensen hierop aan te spreken. Kijken naar de trainingen is alleen mogelijk vanaf het terras en in de kantine.
-Ook het rookbeleid moet worden aangescherpt, dit is alleen mogelijk op het terras. Verzoek aan het bestuur om hierop toe te zien en mensen hierop aan te spreken. Bij steeds meer verenigingen wordt een algemeen rookverbod ingesteld. Wellicht is dit een betere optie dan te gedogen op het terras.
-Er worden nog commissieleden gezocht voor activiteitencommissie.

De vergadering sluit om 22.10